SMS-Vorlagen für eine optimale Kommunikation im neuen Schuljahr

Themengebiet: Bildungswesen
Nicht nur in Zeiten von Corona ist eine gute Kommunikation von entscheidender Bedeutung. Schulen mit einer durchdachten Kommunikationsstrategie sparen sich durch den Versand von Benachrichtigungen, Updates und Erinnerungen nicht nur wertvolle Zeit, sondern gestalten auch den gesamten Schulalltag effizienter.

Das neue Schuljahr hat in manchen Bundesländern bereits begonnen, in anderen nähert es sich mit großen Schritten. Es gilt, optimale Vorkehrungen zu treffen, um für alle Fälle gewappnet zu sein. Doch mit welcher Strategie fährt man am besten? Mitarbeiter, Eltern und Schüler gleichermaßen auf dem Laufenden halten und eine reibungslose Kommunikation untereinander sicherstellen: Was in gewöhnlichen Zeiten schon schwer genug war, ist während der Pandemie eine echte Herkulesaufgabe – unabhängig von der Größe einer Schule. Die Nutzung von SMS im Bildungswesen eine einfache und effektive Lösung, um wichtige Informationen zu übermitteln – von Lernfortschritten und Events bis hin zu Schulschließungen und Zahlungen.

Studien zufolge verzeichnen Schulen, die SMS-Nachrichten zur Steigerung der Motivation und Beteiligung ihrer Schüler einsetzen, durch eine Kurznachricht an ältere Schüler einen Anstieg der Anwesenheit um 7,3 % (Schoolsweek). Im Nachfolgenden finden Sie eine repräsentative Auswahl unserer SMS-Vorlagen. Weiterlesen lohnt sich! 

Warnmeldungen

Die temporären Schulschließungen aufgrund von Corona hatten den Wechsel vom Präsenz- zum Distanzunterricht zur Folge. Diese räumliche Trennung stellte ganz neue Anforderungen an die Kommunikation mit Eltern und Schülern. SMS eignen sich optimal für Schulen, um mit nur einem Klick Warnmeldungen und Benachrichtigungen an tausende Eltern auf einmal zu versenden. So sind diese stets auf dem aktuellen Stand und können im Bedarfsfall rechtzeitig eine alternative Kinderbetreuung organisieren. Gleichzeitig können Mitarbeiter und Schüler besser geschützt werden. SMS-Nachrichten werden im Durchschnitt innerhalb von 3 Minuten nach Erhalt geöffnet und sind somit um ein Vielfaches wirksamer als traditionelle Kommunikationskanäle wie E-Mails.

Vorlagen für Warnmeldungen:

  • „Die Zahl der Corona-Fälle an der Schule steigt stetig an. Sollte Ihr Kind Symptome einer COVID-19-Erkrankung aufweisen, schicken Sie Ihr Kind bitte nicht in die Schule und informieren Sie uns umgehend. Vielen Dank. [Name der Schule]“
  • „SCHULSCHLIESSUNG – Guten Tag [Herr/Frau XX], leider müssen wir unsere Schule aufgrund eines Corona-Ausbruchs ab [Datum] schließen und in den Distanzunterricht wechseln. Klicken Sie auf [Link] für mehr Informationen oder antworten Sie HILFE für weitere Auskünfte.“

Mitteilungen und Erinnerungen

SMS ermöglichen es Schulen, Eltern gezielt zu informieren. So können sie an wichtige Events wie Schulausflüge oder andere schulische Veranstaltungen erinnert oder rasch über kurzfristige Absagen oder Schließungen in Kenntnis gesetzt werden. Des Weiteren können Eltern kontinuierlich über die jeweils gültigen Hygiene- und Schutzmaßnahmen informiert werden, was dabei hilft, den Schulbetrieb aufrechtzuerhalten.

Vorlagen für Mitteilungen und Erinnerungen

  • „Veranstaltungserinnerung [Schulname] – Guten Tag [Herr/Frau XX], bald ist es so weit: Am [Datum] findet die Abschlussfeier der 10. Klassen statt. Beginn ist um [Uhrzeit] Uhr. Antworten Sie bitte mit JA, wenn Sie teilnehmen möchten.“
  • „Die Sicherheit und Gesundheit aller Teilnehmenden stehen bei uns an erster Stelle. Daher möchten wir Sie und Ihr Kind nochmals darum bitten, die allgemeingültigen Hygiene- und Schutzmaßnahmen und Abstandsregelungen zu beachten. Vielen Dank. [Name der Schule]“

Elternabend

Elternabend bedeuten oft Stress für alle Beteiligten: Lehrer, die auf die vollen Terminkalender der Eltern Rücksicht nehmen müssen. Eltern, die von Klassenzimmer zu Klassenzimmer hetzen. SMS vereinfachen nicht nur deutlich die Organisation, sondern geben Eltern auch die Möglichkeit, im Voraus Fragen zu stellen. Zudem kann nachverfolgt werden, welche Eltern sich noch nicht eingetragen haben. Schulen, die ihre Elternabende frühzeitig planen, können Stress und Hektik vermeiden und einen reibungslosen Ablauf sicherstellen.

Vorlagen für Elternabende:

  • „Guten Tag [Herr/Frau XX], [Name Lehrer/in] möchte sich gerne am [Datum] um [Zeit] Uhr mit Ihnen zum Lernfortschritt von [Name Schüler/in] unterhalten. Falls Sie den Termin wahrnehmen können, antworten Sie bitte mit JA. Vielen Dank. [Name der Schule]“
  • „Guten Tag [Herr/Frau XX], hiermit bestätigen wir Ihren Termin mit [Name Lehrer/in] am [Datum] um [Zeit] Uhr. Vielen Dank. [Name der Schule]“

Zahlungserinnerungen

Im Laufe eines Schuljahres fallen für Eltern etliche Kosten an, von der Mittagsverpflegung bis hin zu Ausflügen oder Klassenfahrten. Dabei kann es leicht passieren, dass etwas untergeht. Dem sollen Zahlungserinnerungen per SMS vorbeugen.

Vorlage für Zahlungserinnerungen:

  • „Guten Tag [Herr/Frau XX], Ihre Zahlung in Höhe von [Zahlungsbetrag] für [Grund der Zahlung] ist am [Datum] fällig. Zur Zahlung klicken Sie bitte hier: [Link]. Bei Fragen können Sie sich jederzeit an uns wenden. Vielen Dank. [Name der Schule]“

Updates zu Prüfungen, Lernfortschritt und Anwesenheit

Ein regelmäßiger Austausch zwischen Schule, Schülern und Eltern ist nicht nur entscheidend, um unerlaubtem Fernbleiben vom Unterricht vorzubeugen. Zusätzlich wird sichergestellt, dass Eltern eng in die schulischen Angelegenheiten ihrer Kinder involviert sind und stets über deren Lernfortschritte oder etwaige Probleme Bescheid wissen. Der Online-Zugriff auf Lernfortschrittsberichte und Noten hilft dabei, unnötigen administrativen Aufwand zu reduzieren und einen Zugang zu schwer erreichbaren Eltern zu finden.

Vorlagen für Abwesenheitsbenachrichtigungen:

  • „Guten Tag [Herr/Frau XX], uns ist aufgefallen, dass [Name Schüler/in] heute nicht in der Schule war. Bitte rufen Sie uns umgehend unter [Telefonnummer] an. Bitte beachten Sie, dass Ihr Kind noch vor Unterrichtsbeginn im Sekretariat entschuldigt werden muss.“
  • „Guten Tag [Herr/Frau XX], das Jahreszeugnis ist nun online abrufbar. Bitte sehen Sie es sich gemeinsam mit Ihrem Kind an und unterschreiben Sie es anschließend: [Link]“

Kommunikation mit Mitarbeitern

E-Mails haben sich als zuverlässiger und sicherer Weg der Kommunikation mit Lehrern und Aushilfslehrern erwiesen. Wenn es sich jedoch um zeitkritische Anfragen handelt, bei denen eine schnelle Antwort gefragt ist, sind SMS die bessere Wahl, da sie eine deutlich schnellere Reaktionszeit aufweisen.

Vorlage für die interne Kommunikation:

  • „Hallo [Herr/Frau XX], am [Datum] findet wieder unser alljährlicher Wintersporttag statt. Bitte geben Sie bis spätestens [Datum] Bescheid, welche Aktivität Sie betreuen möchten. Vielen Dank. [Name der Schule]“

Sie möchten mehr über SMS-Services für Schulen erfahren? Wir helfen Ihnen gerne weiter. Sie erreichen uns telefonisch unter +49 351 8503 3399 oder per E-Mail an: info@esendex.de.

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Tina von Esendex

Howdy! Ich bin Tina, Marketing Managerin bei Esendex. Ich halte Sie mit News und Beiträgen rund um das Thema Business Messaging auf dem Laufenden, damit Sie das Beste aus Ihrer Geschäftskommunikation herausholen können.