SMS für die Verbesserung der Mitarbeiterkommunikation: Wie und Warum?

Kategorien: , ,

Diesen Blog-Post beginnen wir nicht mit unserem stärksten Argument, dass SMS praktisch von jedem und E-Mails von fast niemandem mehr beachtet werden. Wir verzichten auch auf den Zahlenvergleich von 98% gegenüber 22% bei der durchschnittlicher Öffnungsrate von SMS gegenüber E-Mails. Auch der Hinweis auf E-Mail-Spam in den ersten Zeilen wäre weder originell noch im Sinne einer Klimax-Reihung der Argumente.

Hoppla, nun ist es wohl doch passiert.

Doch eigentlich möchten wir unsere Leser mit einem knackigen Richard Branson Zitat abholen:

Was einfach klingt, ist in der Praxis nicht immer leicht zu verwirklichen: Fortschrittliche Unternehmen setzen auf top ausgestattete Arbeitsplätze, erlauben flexible Arbeitszeiten und ermutigen Heimarbeit. Auch Anreize wie zusätzliche Urlaubstage oder Bonuszahlungen haben einen unbestritten positiven Effekt auf die Stimmung der Mitarbeiter. Zu Recht werden diese Unternehmen bei Arbeitgeber-Awards als besonders mitarbeiterfreundlich ausgezeichnet. Zumindest ein Teil dieses Wohlgefühls kommt auch bei den Kunden dieser Unternehmen an.

Interne Kommunikation als Störfaktor für die Mitarbeiterzufriedenheit

Dennoch wird ein ebenso wichtiger Zufriedenheitsfaktor in vielen Unternehmen weiterhin übersehen: die interne Kommunikation. Kommt es hier regelmäßig zu Verstimmungen, verpufft der Effekt kostspieliger und gutgemeinter Anreize. Um eine weitere Gleichung aufzustellen: Schlechte Kommunikation = unzufriedene Mitarbeiter.

Schlechte interne Kommunikation nimmt viele Formen an:

  • Zu viele E-Mails
  • Schlecht strukturierte, zu lange E-Mails
  • E-Mails zur falschen Tageszeit
  • E-Mails mit irrelevanten Inhalten
  • Keine E-Mails zu wichtigen Belangen

Diese Aufzählung ließe sich noch beliebig fortsetzen. Deutlich zeigt sich bereits hier, dass uns schlechte Kommunikation oft in Form von E-Mails begegnet.

„Einer Studie zufolge kosten unwichtige E-Mails Führungskräfte der mittleren Ebene im Durchschnitt 100 Stunden pro Jahr. Als Lösung sahen die Befragten keine Begrenzung des Zugriffs sondern klarere Regeln und Prozesse, um die Anzahl der empfangenen Nachrichten zu reduzieren.“ (Quelle: Grossman Group).

Im Ergebnis hat die zunehmende E-Mail-Flut im Berufskontext dazu geführt, dass E-Mails von vielen nur noch überflogen werden. Detailinformationen werden nicht verinnerlicht oder gar übersehen. Ausgewählte Nachrichten künftig per SMS anstelle von E-Mail zu übermitteln, hat drei entscheidende Vorteile für die Kommunikation:

  • Mitarbeiter werden von der E-Mail-Flut entlastet.
  • Die kürzeren SMS-Nachrichten erfahren unmittelbare Beachtung.
  • Die verbleibenden E-Mails werden aufmerksamer gelesen.

Doch nach welchen Regeln lässt sich entscheiden, welcher Kommunikationskanal für welche Botschaften am besten funktioniert? In diesen drei Anwendungsfällen haben sich SMS-Nachrichten in der Praxis bereits bewährt.

Drei Beispiele für den SMS-Einsatz in der internen Kommunikation

In vielen Bereichen lässt sich die Kommunikation durch den Kanalwechsel von E-Mail auf SMS verbessern. Um den initialen Umstellungsaufwand zu minimieren, empfehlen wir zunächst mit drei bewährten Szenarien zu beginnen: Benachrichtigungen, Erinnerungen und Befragungen. Nachdem sich der positive Einfluss auf die Mitarbeiterzufriedenheit belegen lässt, können sukzessive weitere Bereiche auf SMS-Kommunikation umgestellt werden.

Warnhinweise
Aufgrund der Dringlichkeit von Warnhinweisen und anderen bedeutenden Neuigkeiten sollte sichergegangen werden, dass sie die Empfänger zuverlässig und schnell erreichen. Deshalb sind Warnhinweise in hohem Maße geeignet für den Kanalwechsel von E-Mail zu SMS. Denn SMS-Nachrichten werden deutlich häufiger und schneller geöffnet als E-Mails. Beispiele für diese Kategorie sind dringende Mitteilungen des Gebäudemanagements, Straßensperrungen auf dem Arbeitsweg, bedeutende Medienereignisse oder kurzfristige Besprechungsänderungen.

Erinnerungen
SMS-Erinnerungen können einfach implementiert und automatisiert werden. Beispielsweise könnten SMS 10 Minuten vor dem Beginn einer Besprechung verschickt werden. Ankündigungen von Betriebsfeiern, Abwesenheitsmitteilungen und Kantinenangebote sind weitere Anwendungsfälle, in denen SMS-Nachrichten besser funktionieren als eine weitere E-Mail im Postfach.

(Mitarbeiter)-Befragungen
Die jährliche Umfrage zur Mitarbeiterzufriedenheit oder auch einmalige Kurzumfragen lassen sich zeitsparend und einfach per SMS durchführen. Entscheidendes Kriterium ist hier die Anzahl an Fragen und die angebotenen Antwortoptionen. Grundsätzlich lassen sich Aufgaben mit begrenzter Komplexität einfacher und schneller per SMS-Kommunikation abwickeln. Bei Zweifeln empfiehlt sich das A/B-Testing verschiedener Kanäle.

SMS Landing Pages: Mehr als Text
Möchten Sie von den hohen Öffnungsraten von SMS profitieren, aber nicht auf die visuellen Gestaltungsmöglichkeiten eines E-Mail-Newsletters verzichten? Mit einer SMS Landing Page können Sie genau das umsetzen und zusätzlich zum einfachen Text auch Bilder und visuelle Inhalte versenden.

Warum Unternehmen SMS in der internen Kommunikation einsetzen sollten

Kurz gesagt: Mitarbeiter haben nicht immer Zugriff auf ihre E-Mails. Häufig dauert es mehrere Stunden oder gar Tage, bis eine E-Mail-Nachricht geöffnet wird – wenn überhaupt. Smartphones sind hingegen allgegenwärtig und meistens in unserer direkten Reichweite.

„Im Durchschnitt schauen Smartphone-Nutzer 150-mal pro Tag auf ihr Gerät und benutzen es für 177 Minuten.“ (Quelle: Device Atlas)

5 Gründe/Anlässe warum Mitarbeiter nicht per E-Mail erreichbar sind:

  • Arbeit von anderem Standorten (Remote)
  • Dienstreisen ohne Internetverbindung
  • Mittagspause
  • Werkstatttätigkeiten
  • Arbeit im Verkaufsraum

E-Mail SMS: SMS-Kommunikation aus dem E-Mail-Postfach

Der Wechsel zwischen unterschiedlichen Kanälen kann für Kommunikationsverantwortliche zur Herausforderung werden. So genannte E-Mail SMS erlauben den Versand und Empfang von SMS über das E-Mail-Postfach. Erfahren Sie in unserem Blogbeitrag, wie E-Mail SMS zur erfolgreichen Mitarbeiterkommunikation eingesetzt werden können.

Branchenspezifische Mitarbeiterkommunikation

Leider gibt es keine Blaupause, die sich auf jedes Unternehmen übertragen lässt. Deshalb beleuchten wir regelmäßig, worauf es in der internen Kommunikation spezifischer Branchen ankommt. Lesen sie beispielsweise unsere Tipps zur Mitarbeiterkommunikation in Produktion und Technik oder zur besseren Kommunikation mit Berufsfahrern.

Fazit: Wenn eine wichtige und zeitkritische Nachricht an viele Nutzer gleichzeitig verschickt werden soll, sind SMS das schnellste und effizienteste Kommunikationsinstrument. Die Statistik, dass 90% der SMS-Nachrichten innerhalb von 3 Minuten gelesen werden, unterstreicht dies anschaulich. Durch den zusätzlichen Einsatz von SMS-Nachrichten in der internen Kommunikation lassen sich alle Mitarbeiter gleichzeitig und schneller erreichen als mit E-Mails allein.

Natürlich haben wir alle unsere Ratschläge im Arbeitsalltag bei Esendex vielfach getestet und optimiert: Übung macht den Meister!

Author Avatar
Laura Souza

Customer Marketing Manager

Customer Marketing Manager at Esendex. I'm passionate about automations, retention and everything that includes future proofing Marketing in businesses.