So managen Sie Ihr Home Office Team

Kategorien:

Unruhige Zeiten zwingen viele Unternehmen weltweit dazu, einen Plan zur Betriebsaufrechterhaltung aufzustellen, welcher im Falle einer Krise angewendet werden kann. Ein solcher Plan sorgt dafür, dass der Betrieb umfassend auf eine mögliche Ausnahmesituation vorbereitet ist und so zum Beispiel in der Lage ist, die gesamte Belegschaft über die Heimarbeit zur vollen Ausübung ihrer Tätigkeit zu befähigen.

Sollten Sie sich mit der Aufstellung eines solchen Betriebskontinuitätsplans noch nicht befasst haben, dann geben wir Ihnen im Folgenden die wichtigsten Ansätze, damit auch Ihr Team seinen normalen Tätigkeiten auf Heimarbeitbasis nachkommen kann – und zwar ohne Einschränkung.

Internetzugang

Die unentbehrlichste Technologie für Mitarbeiter im Heimbüro ist der schnelle und verlässliche Internetzugang. Im Zuge der Digitalisierung arbeiten immer mehr Angestellte auch langfristig von Zuhause aus. Abteilungen, wie Sales, Marketing, Kundenservice, Produkt und Technik sind mittlerweile in der Lage, ihre Arbeit über eine stabile Internetverbindung gänzlich von daheim auszuführen.

Im Jahre 2020 haben die meisten Menschen auch privat einen Internetanschluss Zuhause. Dennoch lohnt sich für Sie als Unternehmen ein Blick auf die Qualität des Internetanbieters ihres jeweiligen Mitarbeiters. Nur so können sie sicher sein, dass Ihre Angestellten voll befähigt sind, ihren Tätigkeiten genau so effektiv und effizient wie im Büro nachzukommen.

Teammoral

Zahlreiche Studien bestätigen immer wieder, dass das Arbeiten im Heimbüro zu erhöhter Produktivität führt. Auf der anderen Seite sollten Sie dafür sorgen, dass Sie mögliche Nachteile und Risiken des Home Office identifizieren, so dass Mitarbeiter in der Lage sind, ihre Kapazitäten optimal zu nutzen. Eine bedeutendes Element der erfolgreichen Heimarbeit ist die Moral Ihres Teams.

Mit den folgenden Tipps gewährleisten Sie, dass Ihre Mitarbeiter auch am PC Zuhause voller guter Dinge sind:

  • Digitale Gruppenchats. So bleibt Ihr Team stets in Verbindung. Über Chats können Mitarbeiter direkt und sofort interagieren, sich austauschen und dabei gleichzeitig einem möglichen Gefühl der Abgrenzung bzw. Isolierung entgegenwirken. Kanäle, wie Google Hangout, Slack, Whatsapp oder Skype eignen sich dazu ideal.
  • Tägliche Team Meetings. Bei einem solchen regelmäßigen Meeting mit Ihrem Team soll vor allem das Teamgefühl gestärkt werden. Dies kann über individuelle Videokonferenzen zu weit oder aber mit dem gesamten Team stattfinden, bei denen sie sich gegenseitig sehen können.
  • Festgelegte Projekte und Ziele. Heimarbeit kann für einige Mitarbeiter eine Umstellung bedeuten, die nicht immer leicht ist. Teammitglieder, die sich durch Teamwork und im Dialog mit Kollegen und Abteilungen entfalten, könnten sich in einer Remote-Situation unbeholfen fühlen. Um solchen Fällen entgegen zu wirken, sollten Sie für Ihr Team eine digitale Umgebung schaffen, in der verschiedene Persönlichkeitstypen gleichsam gut kommunizieren können.
  • Menschlicher Austausch: Der größte Nachteil der Heimarbeit ist zumeist das Fehlen echter, persönlicher Kommunikation, die verbindet, bestätigt und vereint. Während Mitarbeiter im traditionellen Büro-Setup die Chance haben, sich auch über private Dinge und auf interpersoneller Ebene auszutauschen – zum Beispiel wie der Feiertag war oder was es gestern zu Abendessen gab – so werden dafür nur selten Meetings geplant. Nutzen Sie gleich den Beginn des Tages, um Ihr Team auch zu zwischenmenschlichem Austausch zu ermutigen. Wie war Ihr Wochenende? – Der Satz ist schnell geschrieben und kann dafür sorgen, dass Ihr Team positiver Dinge ist und einen optimalen Start in den Tag hat.

Rolle des Managers

Der Manager stellt eine Schlüsselrolle in seinem Team dar, denn er ist in der Lage, sein Arbeitskollektiv souverän durch jede Situation zu navigieren. Bei der Aufstellung des Team auf Remote-Basis kann dies eine besondere Herausforderung darstellen. Verständigung ist dann das A und O. Tatsächlich kann die Mehrheit aller allgemein bekannten Risiken und Nachteile der Heimarbeit verringert werden, indem der Manager als positives Beispiel für Kommunikation vorangeht. Hierbei sollten die verschiedenen Kommunikationskanäle gegeneinander abgewogen und für die einzelnen Teammitglieder zugeschnitten werden, so dass sie sich als Teil des Teams wahrnehmen und die Unternehmensstrategie gleichzeitig stets im Blick haben.

Langfristig denken

Wenn es im Zuge einer Krise für Ihren Betrieb zu Büroschließungen kommt, dann sorgen Sie im Voraus dafür, dass Sie die aktuellen Kontaktdaten aller Mitarbeiter haben – und zwar für gleich mehrere Kanäle. Nutzen Sie nicht nur Ihr Telefon zum Kommunizieren, sondern senden Sie E-Mails, verschicken Sie SMS Nachrichten und nutzen Sie sonstige Messaging Apps, mithilfe derer Sie im Handumdrehen schnell zu sämtlichen Teams Kontakt aufnehmen können.

Ebenso sollten Sie sich einige Vorlagen vorbereiten, so dass Sie, wenn Bedarf besteht, Ihre Nachricht automatisiert, personalisiert, und dabei gleichzeitig einfach und effizient versenden können. 

 

Sollten Sie für Ihre interne Unternehmenskommunikation im Falle einer Ausnahmesituation oder Krise Hilfe benötigen, so freuen wir uns über Ihre Kontaktaufnahme. Wir konnten bereits zahlreichen Unternehmen bei der Entwicklung einer optimalen Betriebsverständigung unter die Arme greifen und so dadurch ein hocheffektives Programm konzipieren. Kontaktieren Sie uns unter der Telefonnummer +49 (0) 351 – 8503 3399 oder schreiben Sie uns an sales@esendex.de.

Author Avatar
Tina

Hallo, ich bin Tina, Expertin für Online Marketing bei Esendex. Ich helfe Ihnen, Ihre Unternehmenskommunikation mit den passenden Lösungen aufzubauen und zu optimieren, damit Sie mehr Zeit für die wichtigen Dinge haben.